お金を多くもらってしまった謝罪文の書き方や例文｜会社へのメールや電話での伝え方も分かりやすく解説

給与や経費精算で、会社から予定より多くのお金が振り込まれていることに気づくことがあります。このような状況は誰にでも起こり得るものですが、発覚した際の対応が非常に重要です。

迅速かつ誠実な対応は、社会人としての信頼を維持するために不可欠です。この記事では、お金を多くもらってしまった場合の正しい初動、会社への伝え方、そして丁寧な謝罪文の書き方を例文とともに解説します。

お金を多くもらってしまった際にまずやるべきこと

過払いに気づいたとき、冷静に行動することが求められます。パニックにならず、まずは以下の3つのステップを確実に行いましょう。この初動が、その後の手続きをスムーズに進めるための鍵となります。

1. 事実確認を徹底する

最初にすべきことは、本当に過払いが発生しているのかを正確に確認することです。思い込みで行動すると、かえって担当者に迷惑をかけてしまう可能性があります。

給与明細や経費精算の控えと、銀行口座の入金額を丁寧に見比べてください。いつ、どの項目で、いくら多く支払われているのかを具体的に特定します。

差額がいくらなのかを正確に把握しておくことで、会社への報告がスムーズになります。計算間違いがないように、電卓などを使って複数回確認すると良いでしょう。

2. すぐに上司や担当部署に報告する

過払いの事実を確認できたら、一刻も早く報告することが鉄則です。時間が経てば経つほど、報告しづらくなり、経理上の処理も複雑になります。

「気づかなかったふりをしよう」「そのうち会社から連絡が来るだろう」といった考えは絶対に避けるべきです。自ら正直に申し出る姿勢が、あなたの信頼性を高めます。

報告する相手は、まず直属の上司が適切です。上司に状況を説明し、その後、経理部や人事部など、指示された担当部署へ連絡を入れましょう。

3. 過払い分のお金には手をつけない

過払いされたお金は、当然ながらあなたのものではありません。絶対に使わずに、そのまま口座に残しておきましょう。

もし誤って使ってしまうと、返金手続きが複雑になるだけでなく、「横領」と見なされるリスクもゼロではありません。誠実な対応を心がけるためにも、過払い分は明確に区別して管理してください。

生活費の口座とは別の口座に移しておくなど、誤って使わないための工夫をするのも一つの方法です。返金方法が確定するまで、慎重に保管しましょう。

【伝え方別】会社への報告・謝罪の方法

事実確認が完了したら、会社へ報告します。報告の方法は主に電話とメールの2つです。状況に応じて最適な方法を選び、誠意が伝わるように丁寧な言葉遣いを心がけましょう。ここでは、それぞれの方法でのポイントと具体的な例文を紹介します。

電話で伝える場合のポイントと例文

電話は、迅速に事実を伝えられる最も直接的な方法です。特に、金額が大きい場合や、できるだけ早く問題を解決したい場合に適しています。

電話をかける際のポイント

• 静かな場所からかける：周囲の雑音が入らない、落ち着いて話せる環境を選びましょう。

• 要点をまとめておく：いつの給与（または経費）で、いくら過払いがあったのか、手元にメモを用意しておくとスムーズです。

• 冷静に、はっきりと話す：焦らず、落ち着いたトーンで事実を客観的に伝えます。

• 会社のミスでも、丁寧な姿勢を崩さない：たとえ原因が会社側にあったとしても、「お手数をおかけします」という謙虚な姿勢で話すことが大切です。相手を責めるような口調は厳禁です。

• 返金方法の指示を仰ぐ：報告だけで終わらせず、今後の手続きについて具体的に確認しましょう。

電話での報告例文

あなた：「お疲れ様です。〇〇部の〇〇です。ただいま、お時間よろしいでしょうか。」

上司：「はい、大丈夫ですよ。」

あなた：「ありがとうございます。恐れ入ります、先日振り込まれた〇月分の給与についてご報告がございます。給与明細を確認したところ、予定の金額より〇〇円多く振り込まれているようなのです。」

上司：「そうですか。確認してくれてありがとう。経理部に確認してみますね。」

あなた：「はい、承知いたしました。こちらの確認不足の可能性もあり、お手数をおかけして申し訳ございません。つきましては、過払い分の返金手続きについて、後ほどご指示いただけますでしょうか。」

上司：「わかりました。確認が取れ次第、経理から連絡させます。」

あなた：「よろしくお願いいたします。お忙しいところありがとうございました。失礼いたします。」

メールで伝える場合のポイントと例文

メールでの報告は、やり取りの記録が残るという利点があります。電話で報告した後、改めて内容の確認としてメールを送るのも良い方法です。また、担当者が不在の場合や、電話する時間が取りにくい場合にも有効です。

メールを作成する際のポイント

• 件名を分かりやすくする：「【〇〇部 氏名】〇月分給与の過払いに関するご連絡」のように、誰からの何の連絡かが一目でわかる件名にしましょう。

• 内容は簡潔に、事実を正確に記載する：過払いがあった日付、金額、経緯を客観的に記述します。

• 謝罪の意を伝える：会社側のミスであっても、手続きの手間をかけさせることに対するお詫びの気持ちを一言添えます。

• 返金の意思を明確にする：速やかに返金したいという意思を伝え、具体的な手続きについて指示を仰ぎます。

メールでの報告例文

件名：〇月分給与の過払いに関するご連絡（〇〇部 〇〇 太郎）

経理部 〇〇様

お疲れ様です。
〇〇部の〇〇太郎です。

先日〇月〇日に支給されました給与につきまして、ご報告したくご連絡いたしました。

本日、給与明細と銀行口座の入金額を確認いたしましたところ、支給額に相違があるようでございます。
明細書の金額に対し、〇〇円多く振り込まれていることを確認いたしました。

こちらの確認不足でお手数をおかけし、大変申し訳ございません。

つきましては、過払い分の金額を返金させていただきたく存じます。
返金の手続きについて、ご指示いただけますでしょうか。

お忙しいところ恐縮ですが、ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。

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署名
〇〇部 〇〇 太郎
内線：XXXX
メールアドレス：XXXX@XXXX.co.jp
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このお金 を 多く もらって しまっ た 謝罪 文の例文は、誠実さと迅速な対応の意思を示すための基本形です。

お金を多くもらってしまった謝罪文の書き方と例文

場合によっては、メールでの報告とは別に、正式な文書として謝罪文の提出を求められることがあります。特に、過払いの原因が自身の申請ミス（経費の二重申請など）にあった場合は、反省の意を示すためにも文書での謝罪が望ましいでしょう。ここでは、謝罪文に含めるべき項目と、状況別の例文を紹介します。

謝罪文に含めるべき必須項目

正式な謝罪文は、ビジネス文書としての体裁を整えることが重要です。以下の項目を漏れなく記載しましょう。

• 宛名：会社名、部署名、役職、氏名を正確に記載します。

• 日付：文書を提出する日付を記載します。

• 差出人：自身の所属部署と氏名を記載し、押印します。

• 件名：「〇月分給与過払いに関するお詫び」など、内容が明確にわかる件名をつけます。

• 本文：まず謝罪の言葉を述べ、過払いの経緯と事実を簡潔に説明します。その後、改めて謝罪し、返金の意思と今後の対策を述べます。

• 結び：「誠に申し訳ございませんでした」といった謝罪の言葉で締めくくります。

状況別の謝罪文例文

ここでは、具体的な状況を想定した謝罪文の例文を2つ紹介します。自身の状況に合わせて適宜修正してご使用ください。

基本の謝罪文（給与の過払い）

会社側のミスによる給与過払いの場合でも、手続きの手間をかけたことに対して謝罪の意を示す丁寧な文書です。

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〇月分給与過払いに関するご報告とお詫び

代表取締役社長 〇〇 〇〇 様

この度の〇月分給与の支給におきまして、私の確認不足により、貴社にご迷惑をおかけいたしましたことを、心よりお詫び申し上げます。

〇月〇日に支給されました給与を確認したところ、規定の支給額に対し、〇〇円の過払いがあることが判明いたしました。

速やかにご報告すべきところ、確認が遅れましたこと、重ねてお詫び申し上げます。過払い金につきましては、ご指示に従い、速やかに返金させていただきます。

今後は、給与明細の確認を徹底し、このような事態を招かぬよう細心の注意を払う所存です。

この度は、誠に申し訳ございませんでした。

以上

〇年〇月〇日
〇〇部 〇〇 太郎 ㊞

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経費精算での過払いに関する謝罪文

自身の申請ミスが原因で経費が過払いされた場合の例文です。反省の意をより明確に示します。

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経費精算の過払いに関するお詫び

経理部長 〇〇 〇〇 様

この度、私が申請いたしました〇月分の経費精算において、過払いが発生いたしました。関係者の皆様に多大なるご迷惑をおかけしましたことを、深くお詫び申し上げます。

原因は、〇〇の経費を誤って二重に申請してしまった私の確認ミスにございます。自身の不注意が招いた結果であり、弁解の余地もございません。

過払いとなりました〇〇円につきましては、ご指示いただいた方法にて、速やかに返金いたします。今後は、申請内容のダブルチェックを徹底し、再発防止に努めることをお誓い申し上げます。

この度は、多大なるご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。

以上

〇年〇月〇日
〇〇部 〇〇 太郎 ㊞

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このような正式なお金 を 多く もらって しまっ た 謝罪 文は、問題に対する真摯な姿勢を示す上で非常に効果的です。

過払い金返金時の注意点

会社への報告と謝罪が済んだら、最後は返金手続きです。この最終段階でも、いくつか注意すべき点があります。スムーズに問題を解決し、完全に区切りをつけるために、以下のポイントを心に留めておきましょう。

返金方法を確認する

自己判断で返金手続きを進めてはいけません。必ず会社の指示を仰いでください。一般的な返金方法は以下の通りです。

• 翌月の給与から相殺：最も一般的な方法です。手間が少なく、双方にとって負担が小さいです。

• 会社指定の口座へ振込：会社から振込先の口座情報を教えてもらい、自身で振り込みます。振込手数料はどちらが負担するのかも確認しておくと丁寧です。

• 現金で手渡し：金額が少額の場合などに行われることがあります。その際は、必ず受領書を発行してもらいましょう。

どの方法になるかは会社の規定や状況によりますので、担当者の指示に正確に従ってください。

返金期限を守る

会社から返金の期限を指定された場合は、必ずその期限を守りましょう。期日を守ることは、社会人としての基本的な責任です。

万が一、期限内の返金が難しい事情がある場合は、正直にその旨を伝え、相談してください。無断で遅延することだけは絶対に避けましょう。

記録を残す

返金手続きが完了したら、その証拠となる記録を必ず保管しておきましょう。「言った」「言わない」といった後のトラブルを防ぐためです。

銀行振込の場合は、振込明細書を保管します。現金で手渡した場合は、会社に受領書を発行してもらい、それを保管します。メールでのやり取りも、すべて保存しておくことをお勧めします。

税金や社会保険料への影響

給与の過払いは、所得税や社会保険料の計算にも影響を及ぼします。過払い分を返金した場合、通常は会社側で年末調整などで修正処理を行ってくれます。

これにより、払い過ぎた税金や社会保険料が還付されることになります。念のため、年末調整の書類や源泉徴収票で、正しく修正されているかを確認すると安心です。

この部分は経理の専門領域なので、不明点があれば遠慮なく担当部署に質問しましょう。

まとめ

会社からお金を多くもらってしまった場合、最も大切なのは「迅速」かつ「誠実」に対応することです。過払いに気づいた際は、まず事実を正確に確認し、速やかに上司や担当部署へ報告しましょう。

報告の際は、電話やメールといった手段を適切に使い分け、丁寧な言葉遣いで謝罪の意を伝えます。たとえ会社側のミスであっても、手続きの手間をかけることに対する謙虚な姿勢が、あなたの信頼を守ります。

過払いされたお金には絶対に手をつけず、会社の指示に従って返金手続きを進め、完了の記録を保管することも重要です。ミスは誰にでも起こり得ることですが、その後の対応こそが、あなたの社会人としての評価を決定づけます。

適切なお金 を 多く もらって しまっ た 謝罪 文を作成し、真摯な態度で臨むことで、この問題を円満に解決し、むしろ会社との信頼関係をより強固なものにすることができるでしょう。